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抖音春晚团队新年发了20亿红包,是如何工作的?

抖音春晚团队新年发了20亿红包,是如何工作的?

今年,1月26号抖音官方确认,抖音成为2021年春晚独家红包互动合作伙伴,与此同时抖音APP的桌面标志也有点变化,悄咪咪的添加了"分20亿"的字样。 本文作者从以下几点复盘抖音春晚团队如何发20亿红包的,希望对你有帮助。

抖音春晚团队新年发了20亿红包,是如何工作的?

1月26日,抖音与央视春晚联合宣布:抖音成为2021年春晚独家红包互动合作伙伴。

1月26日。除夕是2月11日。转眼之间。

听到这个消息,我一惊。即便是大厂,也不敢这么做吧。

从宣布合作,到真的在春晚上,把20亿的红包发出去,这中间有多少游戏规则需要来回讨论,多少产品逻辑需要设计,多少软件代码需要撰写,多少传播资源需要调度,多少宣传物料需要准备,多少视频文案需要合规,多少后台设备需要待命 …… 才能确保扛过春晚这个流量洪峰。

而现在,离春晚如此之近。用十几天匆忙补位,来完成以往要4-5个月才能完成的准备。

当然,你现在知道,抖音春晚20亿的红包成功发放。可能你也抢到了。

我对红包也感兴趣。但作为一位商业顾问,我对这个团队如何用如此短的时间,完成了一个看似不可能的任务,更感兴趣。

我忍不住和抖音团队的同学聊。你们是怎么做到的?你们到底是怎么做到的?然后呢?还有呢?

聊完后,就一个感受:震撼。

今天,我试着讲给你听听。

01、不用KPI,用OKR

王超知道抖音可能要和央视合作,是在1月10日。正在谈,大概率,但不确定。

作为一名研发负责人,他知道,如果真拿下了,必然是一场大仗。时间仓促,得尽快准备起来。很多事情:Inf(架构),中台,业务,PM(项目管理),系统,data(数据),飞书(协同平台),还有IT等等。甚至办公楼的WIFI,都要扩容。那天一定很多人待命,WIFI断了,就麻烦了。

1月15日,合作敲定。虽然还没有正式公布。还有具体合作细节在谈,红包怎么发,什么时候发,活动怎么设计。但王超知道,可以正式启动了。

这时离春晚,还有27天。

研发部门的几百人,在飞书上开了一个启动会。

我说,等等。王超,我问一个不知当问不当问的问题。

你们拿到这个项目的时候,有“不情愿”,或者“抵触”吗?这个“突如其来”的项目,虽然很激动人心,但是和你们的年度目标,有关系吗?如果不是计划内的事,打乱了计划怎么办?时间这么紧张,又和年度目标没关系,会不会做好了不被奖励,做砸了就吃不了兜着走呢?想过让别人去接吗?

王超愣了一下,说完全没有。我们不用KPI,我们用OKR。

什么是OKR?

我以前写过几篇文章,解释OKR。OKR,就是Objectives & Key Results。一种Intel率先使用,Google发扬光大的,目标管理系统。

字节跳动,可能是中国最出名的OKR的使用者。字节跳动几乎是从创立之初,就开始使用OKR。从最早在纸上写,到在知识库里写,到后来专门做了一套系统:飞书OKR。

那么,OKR和KPI有什么重大不同呢?三点:

1、透明。

很多用KPI管理的公司,通常不希望把每个人的指标,向全员公开。为什么我的高,他的低?引起争论。甚至感觉可能会泄露公司的战略意图。

OKR的基本原则,或者说使用OKR公司的普遍文化,是透明。几万人的公司,你愿意的话,任何人,都可以看到任何人的OKR。包括CEO的。

为什么?第一是对齐,所有人定目标时,左看右看,上看下看,保持目标一致,力出一孔。第二是协同,一起开会前,先看看对方的OKR,知道怎样合作,能帮到共同目标的实现。

2、部分自下而上。

董事会给CEO定KPI,CEO给高管定KPI,层层向下。这样的KPI体系,有分解和承接的功能,但并不能充分使用全员共创的智慧。

OKR讲究部分O和KR,是由员工发起的。你发起的OKR,也要支撑上级,或者其他人的OKR。如果不支撑呢?上级觉得是个不错的方向,也会批准。这样,才能利用大家的智慧,启动很多屋顶的眼睛,看不到的地面机会。

字节跳动,能在9年内成立那么多新项目,这个“自下而上”的逻辑,可能起了关键作用。

3、不考核。

绝大部分使用KPI的公司,都会用KPI来考核员工,考核直接关联到奖金。所以,KPI成了“考核指标”的代名词。

但是,你考核什么,员工就会给你什么。与考核无关的,能不做,就不做。在年初谈考核指标时,斗智斗勇,摆困难、讲挑战,就是希望把KPI谈得低一点。

OKR不考核。为什么?

因为目标是目标,奖金是奖金。一旦用奖金来管理目标,员工和公司就会关于目标的大小,进行博弈。

但公司还是要考核的,还是要发奖金的,怎么办?用“360度评估”,你的老板,你的下属,甚至别的部门的同事,一起给你打分。你只管瞄准月亮。别怕困难。你的努力和成就,周围的同事都看在眼里。

讲完OKR和KPI的三个区别后,你大概就能明白王超的话了。

“不用KPI,用OKR。”

什么意思?就是我们没有被一个“年初设定的,和奖金紧紧扣住的KPI”锁死,导致员工拒绝任何和KPI无关的变化。

这个世界,不是在你定下来KPI之后,就不变化的。世界一直在变,而且变得越来越快。

现在,字节跳动已经有10万员工,大家的OKR,都在飞书OKR里面进行对齐。有了飞书OKR,很多OKR相关的功能和场景变得可能。你点击别人的头像,就能看到他的OKR,看到这些OKR和谁相关,以及日常进展等等。

抖音春晚团队新年发了20亿红包,是如何工作的?

(图片来自于公开资料)

很多公司的KPI或者OKR,都是以年度为单位。整个字节跳动的OKR,是以2个月一个周期。每2个月结束,设定下2个月的OKR。冲刺2个月后,进行评估。然后,再设定下2个月的OKR。

在这个会上,春晚项目正式启动。Code Name(代号):沙发项目。

这些人在不同的城市,不同的办公室。开会时,有人调开王超的头像。

这时,王超头像旁的OKR,已经多了一条“O”:保证春晚平稳度过。

02、文档不动,人在网上飞

可是,这么多人,怎么组织,怎么调配?谁干什么?怎么开会?谁向谁汇报进展?出了问题,如何协调?太多员工参与的项目,很容易在“信息风暴”中,炖成了一锅粥,熬成一碗浆糊,惨不忍睹。

什么是“信息风暴”?

A和B,2个人沟通,需要建立几条信息通道?1条就够了:A-B。

3个人呢?两两沟通,A-B,B-C,C-A。3条。

4个人呢?6条。

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10个人呢?45条。100个人呢?4950条。500人呢?12.5万条。

王超告诉我,这个项目到最后,卷入了1000多名研发人员。

1000多人?那就是上百万条信息通道,彼此相连。

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一团乱麻。

这样一个重大项目,可能有几千、甚至几万条重要的信息。几万条信息,在百万条可能的通道里,来回流转,一定会出现丢失、重复、冲突、拥堵等各种复杂问题。

这些“丢失、重复、冲突、拥堵”,就是信息风暴。一旦发生信息风暴,别说27天,到明年春节是否能上线,都不一定。

所以,为了项目成功,必须从一开始,就防止信息风暴的出现。

怎么防止?

如果,1000多人都在一个大群里讨论呢?

不行。太多人在一个群里讨论呢,噪音远远会大于真正有用的信息,关键信息会被洪水淹没。

那借助层级的组织架构呢?我反馈给我的老板,我的老板再反馈给他的老板们。老板们沟通完后,再层层向下传递。

也不行。一条信息,在上下3-4层之间,来回传输,传输效率很慢,而且会失真。

那怎么办?

王超说:不能让信息在组织架构里来回跑。一定要把“文档”变为目的地。所有的沟通路径,都指向“文档”,这唯一的目的地。然后,文档不动,组织架构围着文档跑。

什么意思?

据了解,相关同学为沙发项目分门别类建立了详细的文档。这些文档,包括准备期的研发安排,春晚当晚的活动剧本,几次演练的流程,以及应急预案等等。

其中有一篇,叫:除夕活动剧本操作手册。这是除夕当晚,研发团队的工作流程。

我打开一看。文档里很多条目。除夕这一晚,研发要仔细检查的事项,操作的内容,什么时候操作,谁负责,都列在这里。

比如这条:

抖音春晚团队新年发了20亿红包,是如何工作的?

春晚开始后,主持人口播发红包前10分钟,用户中心的同学,需要再次检查一下,帐号登录有没有问题。

这个确实很重要。那谁来检查呢?这篇文档里@了YL同学。

@,是飞书里一个很神奇的功能。不管你在哪里@了一位同学,在一个群里,在一篇文档里,在一个表格里,或者一个思维导图里,这位同学,就会在飞书的即时沟通(IM)里收到一条提醒:有人找你。确保消息不会错过。

这位YL同学可能正在写代码。他在飞书里收到这条提醒后,一点这个提醒,就直接出现在了文档里。

注意,这篇文档没有被“发给”YL。文档没动,是YL在动。他“来到”了这篇文档。此时,可能有几十个人,都在这篇文档里,分别完成自己的工作。

过去的沟通,是人不动,文档满天飞。飞书的沟通,是文档不动,人网上“飞”,飞向那篇文书。

这也许就是起名“飞书”的原因吧。

几十个人同时趴在一篇文档上修改,文档不会错乱吗?

不会,每个人的修改,瞬间会体现在所有其他人的屏幕上。你的直观感受,就是几十个人的头像,在文档里来回移动,共创。

抖音春晚团队新年发了20亿红包,是如何工作的?

YL放下手中的工作,飞书文档中,为“口播前预案”,写了一个checklist(检查清单)。然后在这个“除夕活动剧本操作手册”里,@了一下这篇预案。

是的。不仅人,文档也是被@的。除夕夜,具体负责人只要点进这个链接,就能看到检查清单,然后一项项检查了。

YL点击“勾选框” ,标志自己完成了被@的任务。然后关掉文档,继续写代码去了。

用项目管理的语言,每一篇文档,就是一个war room,一个作战指挥室。这种基于文档,或者说基于任务,而不是组织架构的项目管理机制,极大降低了信息风暴,提升了沟通效率。

在这个沟通机制中,每个员工都是一个特种兵,来之能战,战之能胜,胜之能散。

王超说,很快,工作就被分解,并被认领了。大家连个领任务的“发锦旗大会”都没来得及开,已经开始打巷战了。

这种基于飞书文档(+视频沟通 +文字沟通)的作战方式,让人大开了眼界。

我开始相信,27天,是可能的。抖音的同学说,如果没有飞书的这些能力,真不知道怎么推动。可能根本无法推动。

然后呢?

03、比同步开会更有效的,异步协同

然后,各团队就领了各自任务,分头工作。

分头工作,要不要协同呢?当然要。那怎么协同,开会吗?

也开。但是,我们同时使用了一种比开会更高效的方式:异步协同。

什么是异步协同?

开会,是一种同步协同。所有人,同一时间,出现在同一地方。不管是在线下,还是在线上。一个人“说”的同一秒钟,另一个人在“听”。这种说和听同时发生,发送和接收同步的协同,就是:同步协同。

虽然开会这种“同步协同”的方式很有效,但也有明显的缺点:

第一,大家必须“同时”到场。但是,越大规模的会议,所有人“同时”都有空,能“同时”到场的可能性,就越小。

第二,你说的时候我必须听。但是,信息的重要性,对不同人是不一样的。很可能你说的东西,对一些人很有价值,但另一些人早已知道。

第三,会议时间有限,但必须产出结论。这样,会议结论的质量未必高。而会后的好主意,可能就被忽略了,无人聆听。

那怎么办?异步协同。

刚才不是说“文档不动,人在网上飞”吗?会议,也可以基于文档,异步来开。

比如,文文负责的一项工作,叫做:黑天鹅清单。

什么是黑天鹅清单?

不管你怎么万事俱备,总会有第一万零一件,怎么都没想到的事会发生。而一旦发生,前面的一万件事,就会毁于一旦。这就是黑天鹅事件。文文的工作,就是把黑天鹅事件列个清单,然后做好预案。

抖音春晚团队新年发了20亿红包,是如何工作的?

(图片来源:iStock)

但是,哪些是黑天鹅事件呢?黑天鹅事件之所以叫黑天鹅事件,不就是难以被预测吗?怎么列清单呢?
自己绞尽脑汁?不行啊。一个人闭门找黑天鹅,一定是挂一漏万。

开头脑风暴会?也不行。1-2个小时能想到的,也是灵感所致,还是会漏。

怎么办?

文文在飞书上,创建了一个“黑天鹅清单”的文档。把可能遇到的风险总纲列好,分为8个大类。然后,每个大类@了相关同事。而不是和他们说:开个会吧,下午4点行不行?

文文上午9点@了“容灾预案”的负责人徐飞。徐飞立刻收到了飞鸽传书。他太忙了,下午4点没空。但是在上午12点到12:15,两个会中间,他把自己能想到的黑天鹅事件,列在了文档里。

文文上午9点提问,徐飞中午12点回答。这就是异步沟通。

第二天,徐飞起床后突然想到一点新的风险,立刻打开“黑天鹅事件”文档,补充了进去。

一个“同步”开的会议,只能开1-2小时。而一个“异步”开的会议,可以开好几天,充分使用大家突发的灵感,和碎片的时间。

最后,大家群策群力,这份“黑天鹅清单”,列了上百条。涉及的文档,包括:春晚当天的流程图、值班人员明细表,技术容灾预案、宣传的计划节奏、甚至包括内部行政与保障支持的详细方案,覆盖了整体上千位项目成员。

春晚的前一天,这些文档被打印成了厚厚的“飞行手册”,放在春晚操作现场的桌上。

这时,你才会明白什么叫:

你必须非常努力,才能看起来毫不费力。

27天。

27天,很多公司连项目启动会的日期,还没有协调好呢。抖音团队却能协调1000多人,从无到有的完成了这么大的一件事。你很难想象,在没有数字协同工具的时代,如何完成。

可不止1000多人。王超说。

1000多人,仅仅是研发部门。最后加上产品部、市场部、法务部、运营部等一系列部门,我们也数不清多少人了。因为这种全公司的调动,都是用@的方式,而不是指定项目组,所以最后也没有统计,到底多少人被“@”进了这个项目。

原来还有更多人。那没有汇报关系的不同部门之间,怎么协同呢?你@别人,别人听你的吗?

这时,就需要PMO(项目管理办公室)的协调了。

04、你几点,我几点,每日对表

一共有哪些部门参与了?我问PMO的万万 。

万万说,不少。

比如我们PMO,就是项目总控组,把控项目方向,协同跨部门、及时决策和项目推进。比如春晚组,负责与央视的整体沟通。比如产品组,负责产品端内的各种活动玩法。比如研发组,比如宣发传播组,比如数据分析,比如设计,比如安全保障,等等。

这么多部门,相对独立,你们项目总控组,怎么把控,怎么协同呢?

万万说:每日对表。

万万给我展示了一张表格。

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看到这张表的时候,我是挺震撼的。

我是2002年,获得的美国项目管理协会的PMP(项目管理专家)认证。也有近20年的项目管理经验了。但我是第一次看到有人用“表格”,来管理项目进程。

为什么要用“表格”,而不是用“专业”的项目管理工具呢?

因为协同效率。

万万给我介绍。你看,这个表格里,每一列就是一天,代表时间的进展。每一行就是一个部门,都有部门对口人被@。

又见神奇的@。

这些被@的对口人,负责和所有人“对表”。

什么叫“对表”?

就是真的出发前,看看你的表几点,我的表几点。不能我是2点,你是2:15。我大吼一声,你掩护我,我冲。我冲上去了,你的炮火15分钟没到。这就是对表。

那怎么对表呢?

万万说,他们20几个部门的接口人,每天早上对着这张表,开一个飞书会。每人1分钟,讲讲重大进展。总共不超过30分钟。比如,因为物料原因,宣传要晚半天。比如,我们优化了算法,前端推送可以提前一天。

所有20几个团队的接口人,把手表调到同一时间,再回去和自己的团队异步协同。

这就是对表。

就这样,这块表越调越准,越调越准。直到春晚当晚。

2月11日,春晚。岳云鹏讲着相声,贾玲演着小品,张艺兴唱跳着solo。

现代春节,没有了鞭炮。主持人说:抖音红包,开抢。瞬间,电视机前的观众们开始“噼里啪啦”地点手机。

这个“噼里啪啦”,就是现代春节的鞭炮。

这时,沙发工作组迅速对表,立刻对服务器负载做出调整。一切平稳,春晚的流量洪峰,没有冲垮服务器。

1000多个研发,在群里疯狂互相点赞。

抖音春晚团队新年发了20亿红包,是如何工作的?

我特别能理解这种心情。

1999年12月31日24点,跨世纪的那一秒钟,我不在家。我在微软上海办公室。

当时,全世界的人都害怕,“千年虫”会在跨世纪的这一秒钟,击垮所有电脑设施。飞机停飞了。ATM机停用了。工厂把时钟调回了50年。大家都害怕。

微软全球7000个工程师,做个几个月的各种准备后,守在办公室,等待着这一秒钟的来临。

什么都没有发生。

你能想象吗?这什么都没发生的背后,发生了多少事情。

大家欢呼,迎接21世纪。

那一夜,随着时区的切换,我迎接了6次21世纪。

最后的话

对了,我看着截图,问抖音的同学,为什么这个项目,叫“沙发项目”。

他说,哦,春节是Spring Festival,简写SF。就是“沙发”。科技公司有些自己的特殊习惯,比如给项目起神秘代号。于是,这个项目,就被称作:沙发项目。

听完“沙发项目”的故事,你有什么感受?

我的感受,是震撼。

2020年,疫情改变了很多。疫情对全民进行了一场强制的在线购物,在线教育,在线办公普及。

但是,在线,到底改变的是什么?

是效率。

在线购物,提升了购物的效率。在线教育,提升了教育的效率。在线办公,提升了办公的效率。

你一旦感受过这种效率,就再也回不去了。

字节跳动,也许是中国用OKR最知名的公司了。他们用自己开发的飞书,27天完成难以想象的项目。这也许就是这个“在线”的时代,“理念效率+工具效率”的典型案例吧。

这27天,结束了。大家的新年,开始了。

我“在线”祝大家:牛年大吉。

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