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高效捕获需求,让需求可见可控

高效捕获需求,让需求可见可控

需求采集工作的着重点是其策略性和科学性,策略性体现的是沟通过程中的细节,比如对象选择、问题、时间的计划等;科学性则是要选择有效合适的获取方法。背离这两点将无法使我们需求工作落不了地,误导产品设计。

高效捕获需求,让需求可见可控

这项工作考验我们的综合沟通能力与做事思维,其中包括根据对人、环境、立场方面的观察来采取对应的解法,这里为大家展开常见的几点来谈。

1、心态要积极主动

有些中小企业,产品开发的流程不够规范和标准化的时候,需求获取经常是走形式,因此需求采集的过程要么不准确要么不全面,给研发同学布下的坑是一个又一个。

首先,我们心态应该非常主动,且要有足够明确的目标——抓到更多的鱼(需求),那么我们就要去找可能有很多鱼的地方,而不是见哪地儿环境好又方便就丢鱼饵,其次鱼大小不同,拿着一个网口直径半米的网去网罗虾米大点的鱼,那注定一无所获。

如同你把战略性或部门协作流程类问题去问基层员工,什么样的对象决定了信息的层次。

为什么很多中小外包公司做不好产品呢?我认为最关键的问题是,这些外包公司除了对甲方业务的了解不够全面和深入之外,更多的是需求的获取和挖掘工作囫囵吞枣的态度,所以最后甲方乙方扯皮打官司不在少数,嗯法务部很忙!

2、问题要聚焦场景化

经常遇到一个场景,产品人员向需求方问:“请问你有什么需求?”。

需求方的反馈通常只有两种,要么提不出来要么就有几大箩筐,当然,后者的可能性比较大,因为人出于贪婪的本性,巴不得一块钱能买来10块钱的东西,如果轻易听信,要么合作告催,要么把研发同学脱发脱成光明顶。

高效捕获需求,让需求可见可控

因此,问题一定要聚焦场景化!如何做到场景化聚焦,前提是对公司的业务及各流程心中有数,以此沿着流程去发文和验证,记录关键处与细节。

比如,当XXX发生时你们会进行什么样的处理?怎样判定OK?不OK了又会采取什么措施……

3、深度挖掘需求

需求通常可以分为三类。

第一类 ——意识到的需求。这类需求犹如冰山顶端,大家无论处于哪个位置都可以看到,通常我们是对其进行辨别、梳理即可。

第二类 ——未意识到的需求。这类需求犹如冰山海平面处,普通群众(用户)并一定会关注到此处,其间风貌需产品人员就近观察才能知详,这要求我们要了解业务及对应需求方的职责与业务活动,需要我们进行拆解、合并、分析才可得出。

第三类 ——未梦想到的需求。这类需求如同隐藏在海平面的冰山底部,用户由于对技术解决方案不擅长,无法构思革新性的解决方案。(不排除很多脑洞大开无边界的家伙乱提需求)这需要我们深挖需求,在产品设计时为未来业务的延伸或变化而做好铺垫。

通常能勘测到第三类的需求的产品同学可谓优秀,不过很难,在扎实基本功基础上,要求拥有对企业战略、行业发展的前瞻性,同时也需要对部门业务流程及具体岗位的业务活动了如指掌。

4、了解常见的心理活动

人是世界上最复杂的生物,千人千面各有不同,加上场景及外界影响下更是难以捉摸,这要求我们需了解人们常见的心理活动,才能提高我们对需求的侦查能力,我说几个常见的心理现象。

言过其实

说个场景,某个物资管理系统的用户说:“我们的设备价值高,需要按个数来管理,每个设备一个ID……”吧啦吧啦一堆,结果系统开发出来后发现基本没有用上,造成开发资源浪费。后来发现价值不菲且量不少,但由于人手不足,很难做到按个管理的模式。

那么我们如何在源头就有意识去侦查这个问题呢,通常需求方在描述需求,尤其比较长的话时,如果不加思考且十分流畅的情况下,那么通常这些话是创造出来,而不是回忆。

如果有此现象,我们可以再找一两个相关人员对“对供词”,如果完全一致那就没问题,如果有差异,那么我们需整理后展现给中高层管理人员以取得共识。

越俎代庖

我们要警惕“话痨”,他们通常会对职责之外的事情侃侃而谈,要谨慎听取这类人群意见。通常我们可以找高层解决宏观问题,找中层解决流程问题、找基层解决细节问题,且要针对业务背景来判断合适的调研对象。

非正事心理

以前有同事与我反馈,那些高层总是在访谈时心不在焉或者由于太忙经常没电话消息打断,因此影响调研效果。

我建议是要给对方营造出“此事很重要”的暗示。我们可以避开对方的办公室,且提前一周做好访谈计划,列出访谈人、访谈要点,让对方助理统一安排好合理的日程,访谈前能邮件告知更好。

抗拒心理

有时候对基层人员进行调研访谈时,他们会稍显不耐烦。

这种心理状态多发于基层,除了个人性情因素之外,更多的是原有的解决方案还过得去或者看不到新系统带来的效益。

建议可以借“观察学习”名义,去引导对方吐糟出原系统不爽的点,倾听他们的苦恼,并反馈新系统可以帮助他们解决苦恼。

推卸责任

职场往往会存在“无作为”员工,多发于老员工群体,调研过程中,会出现“领导让下属提,下属让领导决定”这样推脱的情况。

我们可以扯更高级别领导的大旗,行政压力使领导层催生一些责任感,其次,从工作场景入手,去询问具体工作的细节。(嗯,职场还是得先混脸熟,人们对熟悉的事物更为亲近)

5、捕获易变更的需求

需求变更是中国互联网公司产品研发中最令人头疼的事,堪称是拖延项目交付和打击团队信心的TOP1。

产品同学需把影响架构设计的因素写进prd中,帮助架构师做正确的决定,那么我们在接手一个项目时该如何去圈定哪些因素呢?

1.对历史项目中的变更进行分析、归类,按照频率做一个排名

2.向研发同学了解他们最忌讳哪些变更,哪些工作量大哪些比较困难

3.在当下研发过程中,要关注总结哪些变更较多,用5why法及时解决各层面的问题来减少变更频率。

我们分析归类出变更的类型后,对每个类型衍生出对应访谈问题,以此来找出避开频繁变更的罪因。

以上便是关于需求获取工作的沟通过程的要点分享,下面我们说一说简要说一需求获取常见的两种方法 ——用户访谈和问卷调查。

01、用户访谈

用户访谈可以使我们直接、深入、全面了解需求,当然,这项工作也是比较耗费时间,同时对主持人的沟通功力有较高要求,具体体现在语言表达、临场反应、思维逻辑、人性洞察等等,这些都需要我们通常多经历多总结积累才能练就的。

我们在构建任何事物时,离不开从全局规划到具体洞察的思路,在用户访谈工作中也是如此,通常是依照高层管理-中层管理-基层(操作层)这样的先后顺序去执行,他们分别对应了解“问题/机会-业务流程-业务活动”这样的访谈目的。

访谈过程要点

  • 邮件告知邀请(正事心理)
  • 一次访谈控制在1小时内
  • 离开工作岗位
  • 拆解访谈中各类型人员各阶段的访谈目标
  • 建议采取录音+做笔记,有人协作更好
  • 访谈前发放访谈要点给对方,让TA做好相关准备
  • 多问,认真听,反馈并得到确认
  • 采取业务通俗语言,不能用技术语言
  • 某些业务专业名词要询问对方并准确定义,创造有来有往的交流过程
  • 每次一个问题,若有长问题要拆分,且保持递进联系
  • 语言简练准确,短句为主
  • 以开放式问题为主,封闭半封闭问题为辅,视对方的反馈情况相应调整
  • 复杂的描述语言,比如流程类问题可以用图进行表述
  • 不要打断对方连贯性表达
  • 了解基础的肢体语言暗示(可从心理学方面书籍习得)
  • 总而言之,尽力营造轻松表达的氛围与环境,围绕你的访谈目标去获取更多的信息。

02、问卷调查

做内部系统,如果企业人员数量庞大或跨地域,设计调查问卷调研必不可少,它可以克服用户访谈的片面性,是对其有效补充。

我们需求获取的目标是用户需要解决什么问题,如果没有先对用户有基础的了解,那么问卷的设计往往比较空洞无物。因此,我建议可以采用先访谈后问卷的调研组合方式。

问卷设计的要点

  • 填写问卷时长不超过20分钟
  • 问卷要写好调研背景和填写说明
  • 题目由易到难排序
  • 问题顺序有逻辑相关性,不可跳跃
  • 以半封闭问题为主,少用封闭式问题
  • 开放式问题跟随在封闭半封闭式问题之后
  • 开放式问题只需留出1-2行空白做答即可,避免造成填写者压力而留空
  • 封闭式问题要留意用户选择C和D的答案是否太多
  • 涉及隐私问题放在最后
  • 排除大量空白未填以及连续相同选项答案的无效郭娟
  • 对填写人进行特征归类方便后续分析
  • 差异化较大或语义模糊的问卷可安排针对性访谈
  • 封闭式问题要留意词语表达,不能有倾向性,避免误导

还有很多细节处同学们在实践中可以多发现多总结。此外,像原型测试、联合开发、现场观摩等需求获取方式,有机会再做分享。

03、需求记录

如果是在中大型公司或项目比较复杂的情况下,需求记录有必要统一格式,保持需求获取结果统一口径。

没有所谓最标准的格式,主要是先明确团队需要解决哪些问题,罗列好各个关注点后去收集具体需求内容,而内容才决定文档记录的格式。

这里分享标准化的需求记录卡片模版以供参考,同学们也可以加上具体业务活动的方案示例。

高效捕获需求,让需求可见可控

针对复杂的业务流程,我们往往难以轻易总结出子任务、任务变体,这时候我们需要反复聆听访谈时的录音,着重对一些业务动词、交互动作进行归类抽象,记得整理后的卡片要做二次验证喔!

写在最后

需求获取工作对我们的综合能力提出很高的要求,这个环节的工作虽然繁琐,但是我们必须重视,只有完整、准确地懂得用户想要的需要的具体是什么,我们才有可能设计出符合甚至超预期的产品。

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