1. 肥喵工作室首页
  2. 运营

如何借助互联网思维,优化毕业生拿证离校体验?

如何借助互联网思维,优化毕业生拿证离校体验?

作为“取证”路上遭遇九九八十一难的最后一难,毕业生的离校流程,往往伴随着奔忙和急迫。可以从工具和心态两个角度入手,让毕业生的离校体验好一些吗?文中将借助互联网思维,给出改善体验的实操方法论:梳理流程,包括kick-off短会、流程文档,Q&A环节协作编辑,以及提供编辑模板。希望有所帮启发。

如何借助互联网思维,优化毕业生拿证离校体验?

黎明前的暗黑时刻

毕业生办理离校流程面临诸多困不便

熬过了论文盲审、毕业答辩,准备拿证奔赴工作新战场,离校流程摆在广大毕业生眼前的一道坎。

“上午刚去找系主任签完字,刚回来就看到群里新发一个文件,需要系主任签字”;
“学位申请书上的签名,到底能不能用电子签?”;
“授权书放在论文最后一页还是在书皮上”;
“学位申请表上的教育经历是从高中开始填的还是从本科开始?”。。。。。。

凡此种种不一而足,都反映出毕业流程存在环节冗杂不清晰、信息传递效率低下的问题。

今年遇到的情况,和三年前本科毕业时如出一辙。年复一年的糟糕体验,造成的是学校、学生、老师多方资源的巨大损耗。

将造成损耗的来源去粗取精,归结出3项,并选取典型的场景附加说明:

1. 毕业流程繁杂,没有系统整合方案

上午刚找导师签完字,群里“哐“弹出新文件,另一份材料也需要导师签字。如果导师经常在办公室倒也还好,无非是多跑几趟,要是遇上导师外出开会、不在一个校区、事务繁忙需要预约时间中的任何一项,就够学生折腾的了。

2. 问答群里的问题重叠情况严重;流程推动的主导方只有辅导员老师一两个人,工作量大

小黑的导师不在学校,没有办法签到字,打算咨询辅导员能不能用电子签名。

在咨询之前,小黑一如既往打开年级群,翻看消息列表,关于电子签的问题零零散散,同学们对学位申请书、评价表、毕业论文的导师签字栏能不能用电子签名都存在疑惑,而且在群里发问并疯狂@辅导员。

其实很多问题都是重复的,辅导员疲于回答,同学催的很紧。

3. 微信群/qq群消息零碎,学生需要爬楼筛选有效信息,成本高

年级群消息动辄99+,签字相关的、提前离校的、代领双证的、党团组织关系转移的、户口迁移的,全都堆在一起,想要找到和自己直接相关的消息实在是颇要花费一番功夫。

小黑纳闷:这么多问答,咋就不能做一个去重和归类呢?

接下来提供几点思考,思路仍然是老套的针对问题提解决方案。唯一需要重申的是,这个系列的重点是,借助互联网特质,为高校事务管理、课题组管理提供一些新思路。

针对上述第1类问题,设想解决方案是梳理毕业流程,包括kick-off短会、流程说明文档。

针对第2、3类问题,想法是Q&A环节协作编辑,以及提供编辑模板。

有些人可能就纳闷了:往年都这么搞,为啥就你不满意呢?针对这种可能的心态(但愿只是我个人yy),提供4点服务心态上的讨论。

流程繁杂,不成系统?

梳理毕业流程,建立整体感知

1. 动员短会

互联网项目在正式启动前,一般会有一个kick-off会,类似于我们都经历过的高考誓师大会,用于达成大方向共识、提振团队士气。

不过和誓师大会喊口号又有所不同,kick-off更偏项目实操,协作团队需要明确项目预期收益、整体及各细分模块排期、团队成员具体权责。

这么做的好处是,方便团队成员对项目有整体认识,也清楚具体要做哪些、在什么时间点前完成、预期要做成什么样。

毕业季学生走离校流程,涉及到学生、导师、学术委员会、答辩委员会、学院学位管理老师、研究生院等多方,需要进行毕业答辩、学位申请材料、论文归档上传、党团组织关系户口迁移、离校手续单盖章、领取双证等等一系列操作,严格来说离校流程本身就是一个系统工程。

对于这个系统工程,最好也能召开一个动员短会,明确六月份要进行哪些环节、各个环节的时间节点、有哪些参与方、各参与方的履约权责分配方案、常见误区及疏漏点。

遽然面对一个陌生、工作量还不小的项目,“产生整体感知,哪怕是模糊的感知”是相当关键的,一方面可以排解同学们的畏难情绪,另一方面打过预防针,有助于后续工作的开展。

为了把动员短会的作用最大化,组织者可以配上以下文档。

2. 流程说明文档

之前说过,离校相关流程琐碎,因此需要一套完善的流程说明文档。

常规做法是用一副线性流程图串联各个零散环节。更建议使用类似 notion这样结合文档、任务管理、知识库的协作工具。之前吃了不少小伙伴的安利,最近刚上手用,体验只能用一个字形容,就是周董常形容自己音乐作品的那个字。

notion以block的形式封存信息,使用“所见即所得”的编辑方式,模块可以无限扩充出空白页子模块。非常适合在子模块加装零散的环节,输出成一张文档,非常适合离校流程管理。

这里提供一版粗糙的流程文档。一方面按照时间线排布毕业离校待处理的环节,附加详细说明文档;另一方面归纳与时间线弱相关的其他问题。

如何借助互联网思维,优化毕业生拿证离校体验?

整理出一份详尽的流程说明文档,工作量不可谓不小。

针对这个问题,一方面是主导方的心态建设,见本文最后一块;另一方面可以发动同学们的力量,协作编辑,给学生开编辑权限,或者从评论区选取有用建议,进行文档完善,防止老师工作量过荷。

协作编辑的思路可以参照下面这部分。

联动 凝聚力量:Q&A环节协作编辑

如何借助互联网思维,优化毕业生拿证离校体验?

Q&A作为学生发出疑问、老师解答疑问的环节,本身具有互动性。协作编辑表格可以很好地承接互动性。此外,填写表格的过程,天然伴随着信息的归档分类,这对于繁杂的毕业流程疑问及解答无疑是天大的福音。

在初步设想中,这张表格主要有几个部分:

  • 提问方信息:提问者信息,考虑到学生对得到解答一般较为迫切的心理,附上文问题提出时间
  • 问题描述:包括文字描述,部分适合图像化描述的问题,配上图片
  • 答复及追问:问题答复,如果仍有疑问,可以追问,老师负责补充回答

这么做的好处显而易见:

  • 对学生:信息规范化放置,无需爬楼就可以高效获取有效信息
  • 对老师:去重工作可以变相交由学生来做,减少回答重复问题带来的工作量;可复用;可放在群公告中,作为待办,防止遗漏

问题之前提供解答,很多问题就不存在了

提供模板

1. 为容易引起询问提供前置解答/说明

首先,需要甄选哪些是“容易引起询问”的问题,判别依据来源于经验和数据两方面。

经验自然不必多说,只要管理过毕业流程一年以上,想必对“常见坑”都多少心中有数。数据方面,对于往年学生反映最频繁、今年学生讨论最热烈的问题,可以初步打上“容易引起询问”的标签。

对于这类问题,前置说明越丰满,后续解答就越轻松。

这要求老师站在学生的角度想问题,起码把流程走一遍,想清楚哪些是学生最为关心的问题,问题拆解的粒度是不是足够细,是否穷尽是否有忽略的特殊情况,如果特殊情况发生能怎样提供哪些备选方案。

以获专利情况为例举一个下图的正面案例,这个案例不仅指导学生怎么填获专利情况,还对学生在填写过程中可能出现的疑问进行了说明,预先压缩了后续扯皮的空间。

如何借助互联网思维,优化毕业生拿证离校体验?

2. 半开放问题提供模板

半开放问题,也就是格式没有明确要求,但是又不好信马由缰,照着心意乱写,比方说学位申请表上答辩记录表的格式。

对于半开放问题,谨慎的同学还是会在群里发问。恰巧这类问题用一两句话可能还说不明白,比方说,答辩记录表还可以让大家用问答形式进行,那导师评语呢(事实上这部分很多是学生写好找导师签字,赶起材料来,并没有构思再下笔的闲情逸致),如果预先抛出一个半结构化的模板,展示该学生学术上巴拉巴拉,专业技能上巴拉巴拉,文献阅读巴拉巴拉,最后对该同学的整体评价巴拉巴拉,可能大家就用不着纠结怎么写合适了,这类问题会少很多。

3. 学生材料脱敏并征得本人同意后,直接作为示例

展示信息最高效的方式就是给showcase,直接把往年学生的最终版本填写材料确认无误后,脱敏发出,能够辅助消除一些格式上的疑惑。

此外,对于无从下手的内容,比方说思想汇报,我们往往会参照百度上现成的文档。对于毕业资料填写这么繁琐的流程,与其让上千个同学们分头百度然后参考,不如直接给一份现成的参考模板,更加省时省力。

尤其是对于繁琐流程,给出一份详细的样板,让学生能照着完成个大概,再对没法用示例解释清楚的部分附加说明,这样学生也轻松,老师也轻松。

向来如此,便对吗?

服务心态的几点探讨

1. 毕业拿证、离校体验的好坏,直接影响学生对母校的感情

互联网公司靠优质的产品服务、良好的用户体验吸引用户,高校也应该用流畅高效的服务在学生群体中留下好的口碑,尤其是对于毕业季学生,在学校最后一段时间,如果因为填表写资料跑流程体验糟糕而影响对学校的感情,恐怕不是大家愿意看到的。

尤其是对于以母校为荣的学生,如果发现自己学校的办事效率和大家打趣的老国企做派并无两样,感情上可能也接受不了。

2. 陷入日常性事务,就更难从根源上跳出低效重复的藩篱

《贫穷的本质》中说到,长期处于压力之下的穷人,他们不太可能会做出理智的决定、长远的决策。同样,如果囿于眼前繁忙的事务,抱着“过关”的想法去赶进度,不难预见,下一波事务浪潮来临之际,将陷入同样的焦头烂额中。

与其只想着把手头的工作完成,不如想想怎么更加系统地去完成,这次付出了很多无谓的努力,下次能不能避免。

事情太多导致没时间想,没时间想导致事情一直很多...如果身处这个怪圈,就得思考使用哪些方法、借助哪些工具,才能帮助自己跳出低效重复的藩篱。

3. 向来如此,便对么?

不难理解,不仅仅是机构里的人,所有人做事都是有惯性的,毕竟从操作稳妥的角度,沿袭一定是隐形代价最低的处事方式。但是,惯性以外,才见真章。

往年都是这样,所以往年的学生很可能都不满,不是说明这样合理,而是说明这种消耗一直沿袭,如果没有改变,明年后年的学生还得遭受同样的痛苦。

4.系统工程,向下游优化是责任,向上游优化是能力

互联网企业流行讲究以用户为中心,学校服务机构自然要以学生为中心。既然以学生为中心,服务机构作为服务提供者,就有优化学生享受服务体验的责任。

当然,提供服务的老师也有苦衷,优化系统是一项大工程,可能并不是一个两个人就能优化起来的。但是倒逼上游优化,减少无端内耗,不仅是能力的体现,也是价值的体现。

如何借助互联网思维,优化毕业生拿证离校体验?

愿世上没有内耗,信息联系你我,畅通无阻,沿途都是笑脸。

以上作为一名离校生的自说自话,希望不小心波及的朋友不要见怪。如果能有所启发,那再好不过。

肥喵运营推广

本文“如何借助互联网思维,优化毕业生拿证离校体验?”由肥喵转载自互联网,不代表我们的立场,如有侵权请联系我们删除
转载联系作者并注明出处:https://feimiaomiao.com/yunying/6062